KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU TELEINFORMATYCZNEGO ZSUN/OSF

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.

Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych gromadzonych w ramach usług świadczonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ZSUN/OSF, w zależności od rodzaju usługi, z której korzysta użytkownik są:

1. Minister Edukacji i Nauki (MEiN) z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 1/3, dla danych osobowych użytkowników przetwarzanych w ramach:
   1. rejestracji i utrzymania konta użytkownika w systemie teleinformatycznym ZSUN/OSF,
   2. wniosków i raportów kierowanych do MEiN oraz umów zawieranych z MEiN w związku z organizowanymi przez ten organ programami, projektami badawczymi, inwestycjami, grantami, stażami, stypendiami oraz innymi działaniami naukowymi ogłoszonymi za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF,
   3. dokonywania ocen składanych wniosków i raportów pod względem merytorycznym.
2. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBiR) z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 47a, dla danych osobowych użytkowników przetwarzanych w ramach:
   1. wniosków i raportów kierowanych do NCBiR oraz umów zawieranych z NCBiR w związku z organizowanymi przez tę instytucję programami, projektami badawczymi, inwestycjami, grantami, stażami, stypendiami oraz innymi działaniami naukowymi ogłoszonymi za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF;
   2. dokonywania ocen składanych wniosków i raportów pod względem merytorycznym.
3. Narodowe Centrum Nauki (NCN) z siedzibą w Krakowie przy ul. Twardowskiego 16, dla danych osobowych użytkowników przetwarzanych w ramach:
   1. wniosków i raportów kierowanych do NCN oraz umów zawieranych z NCN w związku z organizowanymi przez tę instytucję programami, projektami badawczymi, inwestycjami, grantami, stażami, stypendiami oraz innymi działaniami naukowymi ogłoszonymi za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF;
   2. dokonywania ocen składanych wniosków i raportów pod względem merytorycznym.

W jaki sposób można uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

W celu pozyskania dodatkowych informacji na temat przetwarzanych danych osobowych prosimy o kontakt z wyznaczonymi przez wskazanych administratorów danych właściwymi inspektorami danych osobowych. Oto ich dane kontaktowe:

Skąd administratorzy pozyskują dane osobowe?

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osób, które rejestrują się w celu założenia konta w systemie ZSUN/OSF lub wypełniają wnioski, umowy lub raporty w ramach ogłaszanych przez administratorów programów lub podawane są przez redaktorów w ramach wniosków, umów lub raportów składanych za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF lub zgłosiły się i zarejestrowały jako kandydaci na ekspertów dokonujących oceny wniosków lub zostały zaproszone do oceny wniosków przez Administratorów.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Dane osobowe przetwarzane są głównie w celu realizacji obowiązków nałożonych na poszczególnych administratorów, w związku z obowiązującymi przepisami prawa. Niemniej głównymi celami, w związku z którymi przetwarza się dane osobowe w systemie ZSUN/OSF, są:

1. ocena wniosku o finansowanie projektu badawczego, działania naukowego, stażu lub stypendium doktorskiego,
2. nadzór, obsługa finansowo-księgowa, kontrola w trakcie jak i po zakończeniu projektu, działania naukowego, stażu lub stypendium doktorskiego, ocena ich realizacji i rozliczenie umów o finansowanie – w przypadku przyznania środków finansowych na realizację projektu badawczego lub działania naukowego, stażu czy stypendium naukowego,
3. przeprowadzenie ewaluacji realizacji zadań administratorów, sprawozdawczość, upowszechnianie w środowisku naukowym informacji o ogłaszanych przez administratorów konkursach, realizacji innych czynności regulowanych przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz w celach archiwalnych,
4. nabór recenzentów i ekspertów,
5. utrzymanie i rozwój sytemu ZSUN/OSF,
6. utrzymanie i administrowanie kont użytkowników.

Podstawą prawną przetwarzania danych w powyższych celach jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami regulującymi zadania poszczególnych administratorów.
W przypadku celów określonych lit. e) i f) podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Szczegółowe informacje na temat pozyskiwania danych osobowych, celów ich przetwarzania, podstaw prawnych przetwarzania danych oraz pozostałych informacji określonych w art. 13 i 14 RODO dostępne są na stronach internetowych poszczególnych administratorów lub określane szczegółowo w ramach ogłaszanych programów i konkursów.

Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych?

Podanie danych osobowych przez osoby, które chcą założyć konto w systemie ZSUN/OSF jest dobrowolne, jednak brak podania tych danych skutkuje niezałożeniem konta, a tym samym niemożnością składania, edycji lub oceniania wniosków.
W przypadku danych osobowych składanych w ramach wniosków, umów i raportów ich podanie jest obowiązkowe i wynika z przepisów regulujących dany program, o czym poszczególni administratorzy informują w ramach ogłoszeń o poszczególnych programach na swoich stronach internetowych.

Jakie przysługują uprawnienia wobec administratorów w zakresie przetwarzanych danych w ZSUN/OSF?

W przypadku danych osobowych przetwarzanych w ZSUN/OSF administratorzy gwarantują spełnienie wszystkich praw, które w tym przypadku wynikają z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO, tj.

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo sprostowania oraz usunięcia danych,
3. prawo ograniczenia przetwarzania danych,
4. prawo do przenoszenia danych,
5. prawo niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,

Osoby których dane są przetwarzane w ramach ZSUN/OSF mają również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Komu udostępniane są dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzane w systemie ZSUN/OSF mogą być udostępniane instytucjom lub podmiotom przetwarzającym dane, których udostępnienie wynika z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, w szczególności organom administracji publicznej zaangażowanym w kształtowanie polityki naukowej państwa, recenzentom, organom kontrolnym.

Dane osobowe na zasadzie powierzenia przekazane są również do Ośrodka Przetwarzania Informacji Państwowego Instytutu Badawczego, który utrzymuje i administruje system ZSUN/OSF.

Jak długo przechowywane są dane osobowe w ZSUN/OSF?

Dane użytkowników ZSUN/OSF przetwarzane są przez okres niezbędny dla realizacji projektów w ramach których przetwarzane są dane osobowe, korzystania z usług świadczonych przez ZSUN/OSF, a następnie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa, jak również przez okres niezbędny do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami. Klauzule informacyjne zamieszczane przez administratorów danych w ramach ogłaszanych konkursów określają poszczególne okresy przetwarzania danych lub wskazują kryteria ich przetwarzania.